Registro e informação: o arroz com feijão que nunca podemos deixar de ter à mesa

Algo que me chama atenção desde a época em que era estagiário diz respeito à organização dos registros das instituições.  O desafio de ter informações bem organizadas se aplica tanto a órgãos públicos quanto a empresas privadas para meu colosso espanto. Sou um fã de arroz com feijão (tenho que admitir, contra o politicamente correto da gastronomia, que feijão é quase uma liga universal pro meu paladar), e por isso uso a metáfora, uma vez que na minha formação gerencial, ter registro e informação é básico para o dia-a-dia da instituição a ser gerida.

Comecemos pela aplicação mais individual: nossa contabilidade pessoal. É inadmissível não ter controle dos seus gastos! Ok, não precisa ser compulsivo a ponto de saber quanto gastou com pão de sal no mês (mas se for, desde que seja feliz, ótimo também), mas o controle com base nos registros macros de quanto pagou, quanto tem que pagar, quanto recebeu e quanto tem a receber é fundamental. Tenho uma amiga que sobre finanças pessoais me diz: “Acredite em Jesus!”. Eu até que passei a acreditar, mas sei exatamente qual a fatia da ajuda divina que preciso no final do mês.

Observação mundana 1: muitas pessoas não tem controle nenhum da sua contabilidade pessoal. E sendo assim não é de se espantar que muitas empresas também apresentem registros deficitários de suas finanças, para o desespero da nação (esse é um grande motivo da mortalidade de boas iniciativas e empreendedores).  Portanto, reflexão do dia: a importância do registro.

Minha experiência no setor público me proporcionou algumas lições interessantes. Se informação é um bem básico, o processo de sua obtenção também pode derivar da iniciativa simples. Meu estágio: Projeto Abelhinha da SEF/MG, algo básico como gestão de custos das unidades fiscais, que não era feito. Algo simples como planilha de Excel, que gerou uma iniciativa brilhante de ter a informação, prover feedback sobre o gasto e os custos comparados para as unidades, possibilitou metas de redução de gasto e eis que temos um caso de sucesso do bom e tradicional feijão com arroz! A regra é simples, ter informação, ter registro dos gastos e dos custos. O foco é existente: nada de tentar abraçar o mundo com as pernas, focar apenas nas unidades fiscais e em grandes itens de gasto. O processo é básico: uma rotina implantada por não mais que cinco pessoas, incluindo os estagiários[1].

Novas experiências eu vi e vivi, e no setor público caminhei trilhas avançadas e com nomenclaturas charmosas como Monitoramento & Avaliação (M&A) ou Gestão por Resultados (GpR), mas no fundo qual era a base de tudo: registro e informação! Algum sábio já disse algo do tipo: como pode querer gerenciar aquilo que não consegue mensurar? E mais uma vez, temos de lembrar que o princípio do registro e da informação sempre tem de ser o da simplicidade. Uma máxima na agenda de M&A é o termo KISS[2].

Complicar é querer vários dados ao mesmo tempo. É querer abraçar o mundo com as pernas e saber tudo de uma vez só. O que acontece é que além de não conseguir toda a informação pretendida, se perdeu a oportunidade de conseguir a informação mais básica. O registro não realizado é informação que se perdeu para sempre. E quando falamos de registro, a menção é válida para a parte financeira, mas também para outras variáveis tão ou mais importantes: já pensou em conhecer seu cliente? Quem consome seus produtos? Muitas vezes a venda é feita de modo pulverizado e isso é complexo de se obter, mas para muitos negócios (públicos ou privados), conhecer seu publico é relativamente simples, pois ele chega à sua porta e pede para consumir (ou usar determinado bem), e ai que reside nossa história: o que você faz para saber quem é esse cliente?[3] Como registra isso?

Observação mundana 2: muitas corporações públicas ou privadas dizem um belo NADA para essa pergunta.  Isso deriva de algo ainda mais desolador, se elas mal conhecem seus números e dados financeiros, como querem conhecer seus clientes?

Mas espero que a reflexão venha para o bem dos registros: nunca é tarde para começar. E espero que a experiência do Projeto Abelhinha contagie: comece básico. Ao se deparar com o autoconhecimento da não existência de registros, cuidado com soluções mágicas.  O que te falta é um processo (uma rotina) e persistência! Software até pode ajudar, mas confesso, que a maior tendência é que ele comece atrapalhando, uma vez que se propõe como milagroso e salvador, e alem de gerar gastos, propicia a falta de foco no que importa: o registro bem feito! Portanto, se você não tem controle da sua contabilidade pessoal, não queira iniciar, usando um aparato da informática que seja complexo e que te demande inserir todos os centavos, item a item, comece com grandes linhas de receita e despesa, e tenha certeza que o resultado ao final do mês esteja alinhado ao saldo da sua conta corrente.

Querer é o primeiro passo do registro, mas é ao mesmo tempo o que menos importa. O que tem valor é implementar o registro, pois o tempo não perdoa: a contabilidade fica furada, a informação do cliente fica perdida e a capacidade de se saber como estamos evoluindo em termos de qualidade de vida continua apenas no discurso político.

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[1] Depois um dos estagiários, de modo brilhante, fez um upgrade no sistema, usando Excel avançado, e o que demorava um mês para um relatório customizado, virou um CLICK. By the way: Ao contrário do que canta o Rei Roberto Carlos, esse estagiário não sou eu! Faltam-me dotes de programação de macro!

[2] KEEP IT SIMPLE, STUPID!

[3] Minha opinião é que tal resposta é basilar para todo o livro “Criando demandas”. Ou seja, ter essa resposta é essencial para saber como criar ou reinventar negócios ou iniciativas.