Algo que me
chama atenção desde a época em que era estagiário diz respeito à organização dos
registros das instituições. O desafio de
ter informações bem organizadas se aplica tanto a órgãos públicos quanto a
empresas privadas para meu colosso espanto. Sou um fã de arroz com feijão
(tenho que admitir, contra o politicamente correto da gastronomia, que feijão é
quase uma liga universal pro meu paladar), e por isso uso a metáfora, uma vez
que na minha formação gerencial, ter registro e informação é básico para o
dia-a-dia da instituição a ser gerida.
Comecemos pela aplicação
mais individual: nossa contabilidade pessoal. É inadmissível não ter controle
dos seus gastos! Ok, não precisa ser compulsivo a ponto de saber quanto gastou com pão de sal no mês (mas se for, desde que seja feliz, ótimo também), mas o controle com base nos registros macros de quanto
pagou, quanto tem que pagar, quanto recebeu e quanto tem a receber é
fundamental. Tenho uma amiga que sobre finanças pessoais me diz: “Acredite em
Jesus!”. Eu até que passei a acreditar, mas sei exatamente qual a fatia da
ajuda divina que preciso no final do mês.
Observação
mundana 1: muitas pessoas não tem controle nenhum da sua contabilidade pessoal.
E sendo assim não é de se espantar que muitas empresas também apresentem
registros deficitários de suas finanças, para o desespero da nação (esse é um
grande motivo da mortalidade de boas iniciativas e empreendedores). Portanto, reflexão do dia: a importância do
registro.
Minha
experiência no setor público me proporcionou algumas lições interessantes. Se
informação é um bem básico, o processo de sua obtenção também pode derivar da
iniciativa simples. Meu estágio: Projeto Abelhinha da SEF/MG, algo básico como
gestão de custos das unidades fiscais, que não era feito. Algo simples como
planilha de Excel, que gerou uma iniciativa brilhante de ter a informação,
prover feedback sobre o gasto e os custos comparados para as unidades,
possibilitou metas de redução de gasto e eis que temos um caso de sucesso do bom
e tradicional feijão com arroz! A regra é simples, ter informação, ter registro
dos gastos e dos custos. O foco é existente: nada de tentar abraçar o mundo com
as pernas, focar apenas nas unidades fiscais e em grandes itens de gasto. O
processo é básico: uma rotina implantada por não mais que cinco pessoas,
incluindo os estagiários[1].
Novas
experiências eu vi e vivi, e no setor público caminhei trilhas avançadas e com
nomenclaturas charmosas como Monitoramento & Avaliação (M&A) ou Gestão
por Resultados (GpR), mas no fundo qual era a base de tudo: registro e informação!
Algum sábio já disse algo do tipo: como pode querer gerenciar aquilo que não
consegue mensurar? E mais uma vez, temos de lembrar que o princípio do registro
e da informação sempre tem de ser o da simplicidade. Uma máxima na agenda de
M&A é o termo KISS[2].
Complicar é
querer vários dados ao mesmo tempo. É querer abraçar o mundo com as pernas e
saber tudo de uma vez só. O que acontece é que além de não conseguir toda a informação
pretendida, se perdeu a oportunidade de conseguir a informação mais básica. O
registro não realizado é informação que se perdeu para sempre. E quando falamos
de registro, a menção é válida para a parte financeira, mas também para outras
variáveis tão ou mais importantes: já pensou em conhecer seu cliente? Quem
consome seus produtos? Muitas vezes a venda é feita de modo pulverizado e isso
é complexo de se obter, mas para muitos negócios (públicos ou privados),
conhecer seu publico é relativamente simples, pois ele chega à sua porta e pede
para consumir (ou usar determinado bem), e ai que reside nossa história: o que
você faz para saber quem é esse cliente?[3] Como registra isso?
Observação
mundana 2: muitas corporações públicas ou privadas dizem um belo NADA para essa
pergunta. Isso deriva de algo ainda mais
desolador, se elas mal conhecem seus números e dados financeiros, como querem
conhecer seus clientes?
Mas espero que a
reflexão venha para o bem dos registros: nunca é tarde para começar. E espero
que a experiência do Projeto Abelhinha contagie: comece básico. Ao se deparar
com o autoconhecimento da não existência de registros, cuidado com soluções mágicas. O que te falta é um processo (uma rotina) e
persistência! Software até pode ajudar, mas confesso, que a maior tendência é
que ele comece atrapalhando, uma vez que se propõe como milagroso e salvador, e
alem de gerar gastos, propicia a falta de foco no que importa: o registro bem
feito! Portanto, se você não tem controle da sua contabilidade pessoal, não queira
iniciar, usando um aparato da informática que seja complexo e que te demande
inserir todos os centavos, item a item, comece com grandes linhas de receita e
despesa, e tenha certeza que o resultado ao final do mês esteja alinhado ao
saldo da sua conta corrente.
[1]
Depois um dos estagiários, de modo brilhante, fez um upgrade no sistema, usando
Excel avançado, e o que demorava um mês para um relatório customizado, virou um
CLICK. By the way: Ao contrário do que canta o Rei Roberto Carlos, esse
estagiário não sou eu! Faltam-me dotes de programação de macro!
[2] KEEP IT SIMPLE, STUPID!
[3] Minha
opinião é que tal resposta é basilar para todo o livro “Criando demandas”. Ou
seja, ter essa resposta é essencial para saber como criar ou reinventar
negócios ou iniciativas.
